NPM : 18211712
KELAS : 3EA04
Hakikat Jenis dan Format Surat
Arti Surat
Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
Fungsi Surat
1.Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).
2.Surat sebagai wakil penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
3.Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
4.Surat sebagai bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.
BAHASA SURAT
A. PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM SURAT
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakaji kebenrannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-katagimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata-kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat.
Arti Surat
Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
Fungsi Surat
1.Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).
2.Surat sebagai wakil penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
3.Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
4.Surat sebagai bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.
BAHASA SURAT
A. PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM SURAT
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakaji kebenrannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-katagimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata-kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat.
Sebagian kata yang baku dapat dilihat dalam daftar berikut:
Kata Baku
Februari, formal, pertanggungjawaban, November, persen, pikir.
Kata Tidak Baku
Kata Baku
Februari, formal, pertanggungjawaban, November, persen, pikir.
Kata Tidak Baku
Pebruari, formil, pertanggungan jawab, Nopember, prosen, fikir.
B.KATA YANG LAZIM
Pilihlah kata yang lazim memakai istilah dalam bahasa Indonesia.
Misalnya:
masukan bukan input
Suku cadang bukan sparepart
Peringkat bukan rangking
dampak bukan impact
C.KATA YANG CERMAT
Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam Surat.
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat Pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi Surat tersebut. Apakah penerima Surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim Surat.
D.UNGKAPAN IDEOMATIK
Unsur-Unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur-unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan.
Yang termasuk Ungkapan idiomatik antara lain:
sesuai dengan
bertemu dengan
terbuat dari
luput dari
E.UNGKAPAN YANG BERSINONIM
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.
Contoh:
sejak dan dari (tidak digunakan segaligus)
adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
Bagian-bagian surat
B.KATA YANG LAZIM
Pilihlah kata yang lazim memakai istilah dalam bahasa Indonesia.
Misalnya:
masukan bukan input
Suku cadang bukan sparepart
Peringkat bukan rangking
dampak bukan impact
C.KATA YANG CERMAT
Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam Surat.
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat Pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi Surat tersebut. Apakah penerima Surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim Surat.
D.UNGKAPAN IDEOMATIK
Unsur-Unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur-unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan.
Yang termasuk Ungkapan idiomatik antara lain:
sesuai dengan
bertemu dengan
terbuat dari
luput dari
E.UNGKAPAN YANG BERSINONIM
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.
Contoh:
sejak dan dari (tidak digunakan segaligus)
adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
Bagian-bagian surat
a. Kepala surat ( kop ).
b. Nomor surat ( nomor verbal ).
c. Tanggal, bulan, tahun surat.
d. Lampiran.
e. Hal atau perihal.
f. Alamat surat ( alamat dalam ).
g. Salam pembuka ( salutasi ).
h. Isi surat ( tubuh surat ).
i. Salam penutup.
j. Nama organisasi / perusahaan.
k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.
l. Tembusan.
m. Inisial / kaki surat.
1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu :
penyusunan letak bagian-bagian surat,
b. Nomor surat ( nomor verbal ).
c. Tanggal, bulan, tahun surat.
d. Lampiran.
e. Hal atau perihal.
f. Alamat surat ( alamat dalam ).
g. Salam pembuka ( salutasi ).
h. Isi surat ( tubuh surat ).
i. Salam penutup.
j. Nama organisasi / perusahaan.
k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.
l. Tembusan.
m. Inisial / kaki surat.
1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu :
penyusunan letak bagian-bagian surat,
pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi,
pemakaian kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas, tembus, (doorslag) untuk tembusan, warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah :
memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
pemakaian kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas, tembus, (doorslag) untuk tembusan, warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah :
memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu;
mengetahui posisi dan bidang tugasnya;
hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.
Kriteria Surat Yang Baik :
Di buat dalam bentuk yang menarik
mengetahui posisi dan bidang tugasnya;
hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.
Kriteria Surat Yang Baik :
Di buat dalam bentuk yang menarik
Di buat dengan bahasa yang mudah di mengerti, tidak bertele - tele dan menggunakan bahasa yang baik dan benar
Menghindari penggunaan kata dan kalimat yang dapat menyinggung pihak penerima
Langsung kepada pokok masalah
Menghindari penggunaan kata dan kalimat yang dapat menyinggung pihak penerima
Langsung kepada pokok masalah
Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik.
JENIS-JENIS SURAT
1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkansebagai berikut :
A. SURAT PRIBADI
yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi.surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentinganpribadi
Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.
(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2) Tidak menggunakan nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
Yang termasuk surat pribadi adalah :
a. Surat keluarga
b. Surat lamaran pekerjaan.
Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikantahap-tahapnya yaitu :
1. Sumber informasi
2. Pedoman penulisan
3. Lampiran yang diminta
4. Proses pengajuan surat lamaran.
Pada bagian tanda tangan surat lamaran sering kali suatu kantor khususnya kantor pemerintah menghendaki perlunya dibubuhi materai.
Isi surat lamaran terdiri dari :
a. Tempat dan tanggal surat
b. Alamat surat
c. Perihal
d. Salam pembuka
e. Kalimat pembuka
f. Data pribadi
g. Data lampiran
h. Kalimat penutup
i. Kata penutup
j. Tanda tangan dan nama jelas
k. Materai jika diminta
Biasanya pelamar melengkapi surat lamarannya dengan melampirkan :
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto Copy Ijasah
3. Foto Copy KTP dan
4. Pas foto
c. Surat perijinan
B. SURAT RESMI
Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya.Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:
1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
2. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
3. Surat sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba ( nonprofit).
Bagian-bagian surat resmi:
1. Kepala/kop surat, terdiri dari- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil- Logo instansi/lembaga.
2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslahmenyesuaikan).
9. Penutup surat
10. Penutup surat, berisi- salam penutup- jabatan- tanda tangan- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
C. MEMO
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.
2. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan.
c. Surat perintah.
d. Surat permintaan
e. Surat panggilan
f. Surat peringatan
g. Surat perjanjian
h. Surat laporan
i. Surat pengantar
j. Surat penawaran
k. Surat pemesanan
l. Surat undangan dan
m. Surat lamaran pekerjaan.
3. Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikkut :
a. surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju.
b. surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangantertentu yang terkait saja.
c. surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.
4. Berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surta biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat,dan surat kilat khusus.
6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram,teleks atau faksimile, serta memo dan nota.
7. Berdasarkan ruang lingkupo sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern.
CONTOH PERTANYAAN
1. Yang merupakan Bagian bagian dari surat
A. Kepala surat ( kop ).
B. Nomor surat ( nomor verbal ).
C. Tanggal, bulan, tahun surat.
D. Lampiran.
E. A,B,C,D benar*
B. Nomor surat ( nomor verbal ).
C. Tanggal, bulan, tahun surat.
D. Lampiran.
E. A,B,C,D benar*
2. Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut, kecuali
A. Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
B. Tidak menggunakan nomor surat
C. Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
D. Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
E. A,B,C,D salah semua *
3. yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi.surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentinganpribadi merupakan surat..
A. Surat pribadi *
B. Surat resmi
C. Surat perintah
D. Surat tanah
E. Surat
4.Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya merupakan surat
A. Surat pribadi
B. Surat resmi *
C. Surat perintah
D. Memo
E. Surat
5. Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikantahap-tahapnya yaitu kecuali
A. Sumber informasi
B. Pedoman penulisan
C. Lampiran yang diminta
D. Proses pengajuan surat lamaran.
E. Lampiran gaji *
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar